Onze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over het gebruik van uw persoonsgegevens, waarom en wanneer wij gebruik mogen maken van uw persoonsgegevens, hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren en of, en zo ja, met wie wij uw gegevens delen. Wij verwerken uw persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de Relevante Wetgeving).

 

“Persoonsgegevens” en “verwerken”

Met het begrip “persoonsgegevens” wordt de informatie bedoeld waarmee u als persoon kunt worden geïdentificeerd. Deze definitie is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring worden alle handelingen met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens verwoord met het begrip “verwerken”.

 

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens direct van u zelf. Wanneer wij uw persoonsgegevens niet direct van u verkrijgen, verkrijgen wij uw persoonsgegevens via één van de volgende kanalen:

Sollicitanten

Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via een opleidingsinstituut waar u een opleiding volgt. In overige situaties verkrijgen wij uw persoonsgegevens direct van u.

Overig

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld van het bedrijf waar u werkzaam bent, een collega of een ander gezamenlijk contact.

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens met de volgende doelen

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor de doelen die wij daaraan stellen. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit zomaar voor een ander doel verwerken. Mocht het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens voor een ander doel verwerken, dan informeren wij u vóóraf hierover. Voor meer uitleg over onze doelen kunt u altijd contact met ons opnemen.

Wij hebben de volgende doelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

Klanten

Wij verwerken uw persoonsgegevens allereerst om contact met u op te kunnen nemen. Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens om, mogelijk, een overeenkomst met u te sluiten.

Sollicitanten

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te kunnen beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarvoor u solliciteert, informatie in te winnen over u als sollicitant en om personeel aan te kunnen nemen wanneer daar vraag naar is.

Contactformulier website

Wij verwerken uw persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen.

Overig

Wij verwerken uw persoonsgegevens om met u te communiceren of contact met u op te kunnen nemen. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de financiële afhandeling.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u

Wij verwerken niet zomaar alle persoonsgegevens. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de bovenstaande doelen.

Klanten

Wij verwerken uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast verwerken wij ook uw functie en waar u werkzaam bent. Doen wij uw marketing? Dan verwerken wij uiteraard ook de website en/of webshop die u beheert of waar u eigenaar van bent.

Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij geen overeenkomst met u sluiten. Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet verplicht maar wel noodzakelijk voor de overeenkomst.

Sollicitanten

Naast uw contactgegevens verwerken wij alle persoonsgegevens die u ons verstrekt bij uw sollicitatie. Denk hierbij aan opleidingen, beoordelingen en een motivatiebrief.

Het verstrekken van uw persoonsgegevens is niet verplicht. Wanneer u uw persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij een eventuele sollicitatieprocedure niet met u doorlopen.

Contactformulier website

Wij verwerken uw naam, e-mailadres en het bericht dat u ons stuurt. Wanneer u uw telefoonnummer invult, verwerken wij die ook.

Het verstrekken van deze persoonsgegevens is niet verplicht. Het verstrekken van uw persoonsgegevens is wel noodzakelijk. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij geen contact met u opnemen.

Overig

Wij verwerken van u in ieder geval alle persoonsgegevens die nodig zijn om contact met u op te nemen zoals: naam, telefoonnummer en e-mailadres. Daarnaast kunnen wij verwerken bij wie u werkzaam bent en welke functie u heeft. Stuurt u ons, of wij u, een factuur, dan verwerken wij ook alle gegevens die daar op vermeld staan.

Het verstrekken van deze persoonsgegevens is vanuit een zakelijk oogpunt een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst met u te kunnen sluiten. Het verstrekken van deze persoonsgegevens is voor u niet verplicht. Op het moment dat u uw persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, heeft dat tot gevolg dat wij geen overeenkomst met u kunnen aangaan. In een niet zakelijke context is het verstrekken van uw persoonsgegevens uiteraard niet verplicht. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij echter geen contact met u opnemen of contact onderhouden.

 

Waarom mogen wij uw persoonsgegevens verwerken

Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden wanneer wij daar een grondslag voor hebben. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens hebben wij de volgende grondslagen:

Klanten

Uw persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor de overeenkomst die wij met u of uw bedrijf sluiten. Daarnaast rust op eventuele factuurgegevens de wettelijk verplichting om deze te verwerken. Als laatste hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw contactgegevens. Zonder deze gegevens zouden wij geen toekomstige of oud klanten kunnen benaderen.

Sollicitanten

Wij vragen uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Daarnaast hebben wij een gerechtvaardigd belang voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Zonder sollicitaties zou de continuïteit van ons bedrijf in gevaar kunnen komen.

Contactformulier website

Wij vragen uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Overig

Wij vragen uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Daarnaast zijn de persoonsgegevens in zakelijk context noodzakelijk voor de overeenkomst die wij met u sluiten. In alle andere gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van uw persoonsgegevens. Zonder deze verwerkingen kunnen wij met relaties die voor ons noodzakelijk zijn geen contact meer opnemen. Het verwerken van eventuele factuurgegevens is een wettelijke verplichting.

 

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Wij hebben dan ook de volgende bewaartermijnen vastgesteld welke mede zijn bepaald door wettelijke verplichtingen.

Klanten

Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van de overeenkomst. Na het beëindigen van de overeenkomst worden uw contactgegevens nog bewaard voor de duur van 18 maanden.

Sollicitanten

Wij bewaren uw persoonsgegevens in beginsel één (1) maand. Met uw toestemming bewaren wij uw persoonsgegevens maximaal één (1) jaar.

Contactformulier website

Wij bewaren uw persoonsgegevens 3 (drie) maanden.

Overig

Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van het zakelijke contact dan wel dat de relatie die wij met u hebben relevant is voor ons kantoor. Financiële gegevens worden zeven (7) jaar bewaard.

 

Wie ontvangen uw persoonsgegevens

Het kan zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met ons full-service internetbureau Suite Seven. Financiële gegevens worden gedeeld met onze boekhouders. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen in ons CRM systeem.

Wanneer een wettelijke verplichting daartoe bestaat, kan het zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met een toezichthouder of andere instantie.

 

Beveiliging

Wij dragen zorg voor de beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Met onze verwerkers hebben wij Verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

 

Wijziging van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Als wij de privacyverklaring in belangrijke mate veranderen zullen wij hier melding van maken. Wij zullen gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als u niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij u aan onze website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

 

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij van u verwerken, zijn van u persoonlijk. Daarom heeft u de volgende rechten:

Het recht om uw toestemming in te trekken

U heeft het recht om de toestemming die u heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Vanaf dat moment mogen wij, zonder andere rechtsgrond, uw persoonsgegevens niet langer verwerken.

Recht van inzage, rectificatie en gegevenswissing.

Op uw verzoek zullen wij u meedelen of er iets, en zo ja wat, er met uw persoonsgegevens is gebeurd. Wij zullen u dan informatie geven over de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens zijn gebruikt, welke persoonsgegevens zijn gebruikt en wie de ontvangers zijn of worden van uw persoonsgegevens. Ook zullen wij u zo mogelijk meedelen welke periode uw persoonsgegevens zullen worden opgeslagen en/of op basis waarvan die periode wordt bepaald.

Mocht het zo zijn dat wij onjuiste persoonsgegevens van u verwerken, dan heeft u het recht om deze door ons te laten aanpassen, te verbeteren of aan te vullen.

U heeft het recht om de gegevens die wij van u verwerken te laten wissen door ons. Voordat wij tot het wissen van uw persoonsgegevens overgaan moet u wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft als betrokkene het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u bijvoorbeeld vindt dat wij niet de juiste persoonsgegevens van u verwerken of wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt terug te krijgen. Wanneer het mogelijk is kunnen wij deze verstrekte persoonsgegevens ook rechtstreeks doorsturen naar een andere partij wanneer u hier om verzoekt.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dit bezwaar moet u onderbouwen waarom u een belang heeft bij het niet langer verwerken van uw persoonsgegevens.

Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wilt u gebruik maken van uw rechten? Neem dan contact met ons! Wanneer een verzoek bij ons binnen komt met betrekking tot bovenstaande rechten, moeten wij nagaan door wie zo’n verzoek wordt gedaan. Dit doen wij door van u een kopie te vragen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs. De pasfoto op het identiteitsbewijs mag wordt afgeschermd. Wij behandelen alleen verzoeken die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Heeft u nog vragen of zijn zaken onduidelijk? Neem dan via onderstaande gegevens contact met ons op:

 

NeoSEM
Marconistraat 31
3771 AM Barneveld
T: 0342 786925
E: info@neosem.nl

Vastgesteld op: 04-10-2018